Compliance

Compliance bei Ambulanz Mobile GmbH & Co. KG

Do the right thing … das Richtige tun…!

Um den unternehmerischen Erfolg der Ambulanz Mobile GmbH & Co. KG nachhaltig zu sichern, sind rechtmäßiges Handeln und fairer Wettbewerb unabdingbar. Dies schafft die Vertrauensbasis für unsere Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern.

Verhaltenskodex Ambulanz Mobile

 

  1. Einhaltung der Gesetze

Das Unternehmen wickelt seine Geschäftstätigkeiten und Angelegenheiten in Übereinstimmung mit allen Gesetzen, Regeln und Vorschriften und gemäß den hohen ethischen Maßstäben des Unternehmens ab.

  1. Arbeitsumfeld

Das Unternehmen sorgt für ein sicheres und drogenfreies Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter keinen Belästigungen und Benachteiligungen auf Grund von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Glaube, Religion, Geschlecht, Alter, Behinderung, nationaler Herkunft, Abstammung, Staatsbürgerschaft, Militärdienst, Familienstand, sexueller Orientierung oder sonstigen diskriminierenden Faktoren ausgesetzt sind.

  1. Fertigung von Produkten

Das Unternehmen ist der Fertigung von sicheren und effektiven Produkten verpflichtet. Das Unternehmen fertigt seine Produkte unter Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften, einschließlich der Gesetze und Vorschriften über Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz.

  1. Wettbewerbspraktiken

Das Unternehmen konkurriert bei allen Geschäftschancen energisch, fair und auf ethische und legale Art und Weise. Das Unternehmen hält alle Vorschriften des Kartellrechts und andere Gesetze zur Regulierung von Wettbewerb und Handel in jedem Land ein, in dem es geschäftlich tätig ist. Darüber hinaus führt es keine Absprachen mit Wettbewerbern in Bezug auf die Preisgestaltung, Kosten, Produktionspläne, Geschäftsstrategien oder andere geschützte bzw. vertrauliche Informationen.

  1. Marketing und Vertrieb

Das Unternehmen wird alle Informationen bezüglich seiner Produkte und Dienstleistungen wahrheitsgemäß angeben und alle geltenden behördlichen und rechtlichen Bestimmungen, denen die Vermarktung und der Vertrieb seiner Produkte und Dienstleistungen unterliegen, einhalten.

  1. Aufzeichnung und Berichterstellung von Informationen

Angesichts der Tatsache, dass exakte Informationen zur Erfüllung der rechtlichen und behördlichen Pflichten des Unternehmens von grundlegender Bedeutung sind, müssen alle Geschäftsführer und Mitarbeiter alle Informationen präzise und wahrheitsgetreu aufzeichnen und berichten. Kein Mitarbeiter darf im Namen des Unternehmens Dokumente oder Erklärungen unterzeichnen oder einreichen bzw. anderen erlauben, solche zu unterzeichnen oder einzureichen, von denen er weiß, dass diese falsch sind oder die er nach eigenem Ermessen für falsch hält.

  1. Zahlungen

Das Unternehmen und seine Mitarbeiter werden keine unzulässigen Zahlungen an Regierungsvertreter/Nicht-Regierungsvertreter, Mitarbeiter, Kunden, Personen oder Behörden leisten und keine unzulässigen Zahlungen von Lieferanten, Kunden oder anderen erbitten oder annehmen, die eine Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen anstreben.

  1. Faires Handelsgebaren

Jeder Mitarbeiter wird gegenüber Kunden, Lieferanten, Wettbewerbern, unabhängigen Prüfern und Mitarbeitern des Unternehmens stets fair handeln und keinen unrechtmäßigen Vorteil erlangen, ob durch Manipulation, Verschleierung von Tatsachen, Missbrauch privilegierter Informationen, falscher Darstellung wichtiger Tatsachen oder anderen unfairen Handelsweisen.

  1. Vertrauliche Informationen

Kein Mitarbeiter wird vertrauliche oder geschützte Informationen zum Erhalt persönlicher Vorteile verwenden oder gegenüber Dritten offen legen, die er im Rahmen seines Beschäftigungsverhältnisses beim oder durch seine Beziehung zum Unternehmen erhalten hat.

Zu den vertraulichen oder geschützten Informationen gehören alle nicht öffentlichen Informationen, die bei Bekanntwerden für Wettbewerber nützlich oder für das Unternehmen und seine Kunden schädigend sein könnten.

  1. Parteispenden

Das Unternehmen leistet keine Spenden an politische Parteien oder Personen, auch nicht in Ländern, in denen solche Spenden eventuell legal sind. Es ermutigt jedoch die Mitarbeiter, sich an kommunalen Angelegenheiten zu beteiligen und ihre staatsbürgerlichen Pflichten wahrzunehmen.

  1. Persönliche Nutzung von Geschäftschancen

Die Mitarbeiter sind dem Unternehmen gegenüber verpflichtet, dessen berechtigte Interessen voranzutreiben, wann immer sich eine Gelegenheit dazu bietet. Den Mitarbeitern ist folgendes untersagt: (a) Inanspruchnahme von persönlichen Chancen, die sich aus der Verwendung von Unternehmensbesitz, -informationen oder aus ihrer Stellung innerhalb des Unternehmens ergeben, (b) Nutzung von Unternehmensbesitz, -informationen oder ihrer Stellung innerhalb des Unternehmens zum Erhalt persönlicher Vorteile und (c) Handlungen, die im Wettbewerb gegen das Unternehmen stehen.

  1. Interessenskonflikte

Kein Mitarbeiter beteiligt sich an Aktivitäten oder geht Interessen außerhalb des Unternehmens nach, die zu Folgendem führen könnten: Verlust der Loyalität des Mitarbeiters zum Unternehmen, Beeinträchtigung der zufriedenstellenden Ausführung der Pflichten des Mitarbeiters, Erschwerung der sachlichen und effektiven Erledigung der Aufgabe für das Unternehmen oder Maßnahmen und Handlungen mit schädigender oder nachteiliger Auswirkung auf das Unternehmen. Mitarbeiter müssen alle ihre tatsächlichen oder potentiellen Interessenkonflikte unverzüglich der Geschäftsleitung schriftlich mitteilen, um diesen Konflikt zu lösen.
Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn die persönlichen Interessen eines Mitarbeiters die Interessen des Unternehmens beeinträchtigen bzw. diese zu beeinträchtigen scheinen. Ferner kann ein Interessenskonflikt vorliegen, wenn ein Mitarbeiter bzw. ein Mitglied ihrer/seiner Familie auf Grund ihrer/seiner Position innerhalb des Unternehmens unangemessene persönliche Vorteile erhält.

  1. Schutz und richtige Verwendung von Unternehmensmitteln

Diebstahl, Fahrlässigkeit und Verschwendung wirken sich direkt auf die Rentabilität des Unternehmens aus. Alle Mitarbeiter leiten die erforderlichen Maßnahmen ein, um die Vermögenswerte des Unternehmens zu schützen und für deren effiziente Verwendung zu legitimen Geschäftszwecken zu sorgen.

  1. Einhaltung
  2. Die Geschäftsleitung ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den Verhaltenskodex verstanden haben und diesen einhalten. Außerdem ist sie für die Schaffung eines Arbeitsumfeldes zuständig, in der die Einhaltung des Kodex erwartet und belohnt wird.
  3. Jegliche Verstöße gegen diese Richtlinien und Verfahren sollten sofort der Geschäftsleitung gemeldet werden. Die Identität der Person, die eine Meldung macht, bleibt stets gewahrt, es sei denn, diese Angaben werden zur Klärung des konkreten Falles benötigt. Die Meldungen können anonym vorgenommen werden.
  4. Von den leitenden Angestellten und den Mitarbeitern wird in regelmäßigen Abständen eine schriftliche Bestätigung des Verständnisses und der Einhaltung dieser Richtlinien gefordert. Außerdem bekräftigen Sie darin, dass ihnen keine Verstöße gegen diese Richtlinien bekannt sind und dass sie alle Verstöße ordnungsgemäß berichtet haben.
  5. Das Unternehmen/die Geschäftsleitung wird allen angeblichen Verstößen gegen diese Richtlinien sofort nachgehen. Verstöße gegen eine der Richtlinien, Vergeltungsmaßnahmen gegenüber der Person, die einen Verstoß meldet oder eine anderweitige Nichteinhaltung dieser Richtlinien werden nicht toleriert und mit Disziplinarmaßnahmen geahndet. Wenn angemessen, kann dies zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.

 

 

Schönebeck, 03/2019

Compliance Management System

Für das weltweit agierende Unternehmen Ambulanz Mobile GmbH & Co. KG, ist es zwingend erforderlich, unter Einhaltung nationaler und internationaler Gesetze und Bestimmungen sowie internen Regeln, für ein integres Verhalten zu sorgen.

Zusätzlich zu den bereits vorhandenen Richtlinien in der Betriebsordnung, dem Verhaltenskodex und der Datenschutzrichtlinie, wurde ein Compliance Management System entwickelt, welches zur Unterstützung der Einhaltung aller Richtlinien und Gesetze beiträgt. Ziel unseres Compliance Management Systems (CMS) ist es, die Ambulanz Mobile GmbH & Co. KG und seine Mitarbeiter vor unangemessenem und rechtswidrigem Verhalten zu schützen.

Compliance (aus dem Englischen, übersetzt: Einhaltung, Regelbefolgung) ist der Begriff für die Einhaltung aller Gesetze und Regeln in einem Unternehmen.

Ambulanz Mobile GmbH & Co. KG erwartet von seinen Führungskräften und Mitarbeitern die Einhaltung aller Gesetze und internen Regeln (geregelt in der Betriebsordnung, Datenschutzrichtlinie, Verhaltenskodex). Alle Beschäftigten haben sich mit dem Inhalt dieser Richtlinien vertraut zu machen, und müssen danach handeln. Diese Richtlinien bilden die Grundlage für die tägliche Arbeit.
Verstöße gegen die Richtlinie für integres Verhalten oder anderer Richtlinien und Regelungen können, unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit, zu Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis und anderen rechtlichen Folgen führen.

Die Geschäftsleitung der Ambulanz Mobile unterstützt in vollem Umfang sämtliche Aktivitäten und Bemühungen zur Gewährleistung der Integrität und der Einhaltung aller Gesetze.

Compliance Management System

Das Compliance Management System der Ambulanz Mobile GmbH & Co. KG besteht aus dem Compliance Programm „Prävention-Identifikation-Aktion“, welches auf dem Verhaltenskodex beruht. Die Compliance Organisation wird von Herrn Hans-Jürgen Schwarz als Compliance Officer geleitet, unterstützt wird der Compliance Officer von einer Compliance Mitarbeiterin, die bei der Weiterentwicklung des Compliance Management Systems sowie bei Schulungen und Beratungen mithilft.

Durch Kommunikation, Kontrolle und Verbesserungen soll das Compliance Programm von der Compliance Organisation umgesetzt werden.

Compliance Programm

Das Compliance Programm besteht aus den drei Elementen Prävention, Identifikation und Aktion. Mit folgenden Maßnahmen sollen Compliance im Unternehmen gelebt werden.

Prävention

  • Verhaltenskodex und interne Richtlinien (Betriebsordnung, Datenschutzrichtlinie)
  • Verantwortung des Managements
  • Führungskräfte leben Compliance vor und kommunizieren Compliance an Ihre Mitarbeiter.
  • Führungskräfte sind verantwortlich, dass die Compliance Richtlinien im jeweiligen Verantwortungsbereich eingehalten werden.
  • Training aller Mitarbeiter
  • regelmäßige Schulungen sind erforderlich
  • Besonderer Wert liegt dabei in den Bereichen Einkauf und Vertrieb.
  • Beratung
  • Alle Mitarbeiter können sich bei Fragen an den Compliance Officer (CO) (alternativ Compliance Mitarbeiter) wenden.
  • Vereinbarung mit Vertriebspartnern
  • Vertriebspartner unterzeichnen eine Vereinbarung sich an unseren Verhaltenskodex zu halten
  • Compliance Kampagne
  • Unsere Kunden werden auf unseren Verhaltenskodex aufmerksam gemacht.
  • Hinweise, dass Kunden die Compliance Richtlinien nicht einhalten, werden von unseren Mitarbeitern dokumentiert (Dienstreisebericht)
  • Einzelberichterstattung und Jahresberichterstattung an die Geschäftsleitung

Identifikation

  • „Black Box“ oder Meldeweg über Compliance Officer/ Compliance Mitarbeiter
    • Anonyme Hinweise eines Compliance Verstoßes können in eine Box geworfen werden
    • Schutz interner Hinweisgeber vor Sanktionen
  • Bewertung von Geschäftspartnern
    • Durchführung einer Risikobewertung durch Kreditreform von Geschäftspartnern
    • Überprüfung im Zuge der Dienstreise
  • Dokumentation
    • Geschenke und Einladungen von und für Kunden/Lieferanten/Geschäftspartner der Ambulanz Mobile werden dokumentiert
  • Spenden / Sponsoring
    • Der Compliance Officer überprüft in Zusammenarbeit mit dem Compliance Mitarbeiter Spenden und Sponsoring vor Freigabe
    • Alle Spenden und Sponsorings werden dokumentiert.

Aktion

  • Die Nichteinhaltung der Richtlinien wird sanktioniert und kann bis zum Verlust des Arbeitsplatzes führen (Wahrung der Verhältnismäßigkeit).
  • Überprüfung aller Fälle
    • Analyse des Hinweises
    • Recherche
    • Durchführung der Überprüfung
    • Erstellen eines Berichtes
    • Meldung an die Geschäftsleitung
    • Einleitung von Disziplinarmaßnahmen gemeinsam mit der Geschäftsleitung

 

Schönebeck, 03/2019

Um Rechtsrisiken zu vermeiden, können sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren Fragen an ihre Führungskräfte, an den Compliance Officer bzw. an die Compliance Mitarbeiterin wenden, dies können Sie natürlich auch anonym tun unter:

Compliance Kontakt:
compliance@ambulanzmobile.de
Tel: 03928-4863-39900

Ergänzend hierzu gibt es selbstverständlich für die Kunden, Zulieferer sowie sonstige externe Personen die Möglichkeit, sich  zu Compliance-relevanten Fragen, auch anonym, zu äußern.

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